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ocê já parou para pensar qual é a diferença entre uma pessoa que realiza um grande número de atividades muito bem e uma que é mediana em suas entregas? Nem sempre essa performance está relacionada ao grau de conhecimento técnico, ao tempo de experiência em um setor ou uma função ou mesmo à força de vontade. Muitas vezes, as duas pessoas estão igualmente motivadas, mas, mesmo assim, uma entrega muito mais que a outra.
Existe um fator em comum que observo entre pessoas com performance acima da curva: a boa habilidade de gestão de tempo, de saber equilibrar todos os pratos com maestria. E, dentro desse contexto, estudando ferramentas no mercado sobre esse tema, vejo que existem formas diferentes de se planejar, dependendo do perfil de cada pessoa. Também existem ferramentas interessantes que podem ajudar qualquer um a criar uma consciência maior do planejamento e da gestão do tempo.
Cada pessoa funciona de uma forma
Primeiramente, falando sobre perfis e preferências, é importante dizer que o planejamento que funciona para um pode não ter a mesma eficiência na rotina de outra pessoa, e tudo bem. É importante levantar essa discussão, pois é comum vermos pessoas frustradas por não conseguirem seguir esse ou aquele método. Muitas vezes, a verdade é que essas pessoas podem apenas não ter encontrado o método ideal para o seu perfil.
Conheça-se
A primeira dica que eu dou é a busca pelo autoconhecimento e a observação de como você funciona melhor, como se planeja. Existem pessoas que preferem planejamentos mais rígidos, com horários definidos para todas as atividades, e pessoas que funcionam melhor seguindo uma lista de tarefas sem um horário predefinido para cada atividade. Essa auto-observação é importante para que qualquer planejamento seja efetivo e que evitemos nos autossabotar com risco de nos frustrar por não ter conseguido alcançar um objetivo.
Crie métodos de trabalho e siga-os
Por falar em metodologias que costumam funcionar, seguem algumas sugestões de boas práticas que eu vejo no dia a dia de pessoas que sabem gerir seu tempo:
- Planejar – Essa é a chave de tudo. O ideal é criar uma divisão entre macro, considerando o mês e a semana, e micro, com foco nas tarefas que precisam ser cumpridas a cada expediente. É importante que esse planejamento diário seja listado com, pelo menos, um dia de antecedência e que ele tenha espaço para emergências que possam surgir.
- Fazer uma lista de tarefas – Montar uma lista de tarefas é uma forma de ter um norte sobre o que precisa ser realizado no dia, na semana ou no mês. O formato pode ser o da sua preferência: caderno, agenda, calendário, ferramentas de organização ou bloco de notas do celular ou computador. O importante é conseguir visualizar o que precisa ser feito. Nessa lista, é importante incluir todas as tarefas, inclusive atividades pessoais, como consulta médica, pagamento de conta ou outra qualquer coisa que possa demandar tempo.
- Dividir o trabalho em blocos – Agrupar as tarefas do dia por semelhança da ação, grau de dificuldade ou facilidade, entre tantos outros critérios, vai te ajudar a ganhar eficiência. É mais produtivo eliminar um bloco de atividades do que ir fazendo as atividades de forma “picada”.
- Escolher um método de gestão de tempo – Eu gosto muito de dois métodos. Um deles é o pomodoro, que sugere que tenhamos 25 minutos de foco total em uma atividade para cada 5 minutos de descanso. E a cada quatro ou cinco jornadas de 25 minutos de foco, recomenda-se fazer uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos. Outro método que está muito em evidência é o Timeboxing, de Elon Musk. Nele, a ideia é, toda manhã, dividir o seu dia em blocos de cinco minutos e determinar um número de blocos que serão destinados para cada atividade que pretende executar. Você pode considerar exatamente tudo, incluindo trabalho, checagem de redes sociais, almoço, pausa para descanso, entre outras. O segredo desse método está no convite a seguir os tempos com rigidez e longe das distrações, eliminando, o máximo possível, os ladrões de tempo. É possível fazer esse controle no papel ou planilha de computador ou celular.
- Mensurar o tempo que se leva em cada atividade – Esse hábito é importante para você avaliar se está investindo muito ou pouco tempo em uma tarefa ou mesmo saber quanto cada atividade demanda e, assim, ser cada vez mais assertivo nos próximos planejamentos.
- Mapear as distrações – É muito importante manter atenção a tudo o que rouba o nosso tempo e foco no dia a dia. Podem ser conversas informais, pausas para café ou checagem de e-mails, whatsapp, redes sociais ou sites de notícias. A ideia não é que você se afaste de tudo isso, mas, sim, que defina horários e tempo para dedicar a essas distrações.
- Dizer não – Aqui, é importante reforçar que a negativa não precisa ser definitiva. Eu me refiro à capacidade de negociar, de priorizar, de saber dizer “agora eu não consigo; pode ser em outro momento?”.
- Delegar – Nem tudo precisa ser feito por você. Além disso, existe uma divisão entre as atividades: umas são importantes e urgentes, outras são importantes e não urgentes, há as não importantes e urgentes e as não importantes e não urgentes. Esse último grupo deve ser repensado, para saber se, de fato, precisa ser feito. As demais sempre podem ser avaliadas sob a ótica da possibilidade de delegar.
- Estar atento à procrastinação – Muitos fatores podem nos levar a adiar ou postergar algo. Podem ser razões externas ou internas. Será que, em alguns momentos do dia, você está procrastinando? Vale sempre a reflexão para se policiar nesse sentido.
- Incluir a tecnologia – Quando o assunto é otimizar o tempo, tudo que possa ser automatizado ou melhorado com tecnologia é muito bem-vindo. Um exemplo: será que você precisa assistir a um vídeo na velocidade normal ou é possível assisti-lo com algum nível de aceleração? Assim, um treinamento que você levaria uma hora, pode ser realizado em 30 minutos, restando outros 30 minutos para outra atividade. Há, ainda, aplicativos que podem te ajudar a monitorar quanto tempo você investe em cada site. A tecnologia sempre apresenta muitas soluções para nos ajudar nesse e em outros sentidos.
Hoje, o tempo é um dos nossos bens mais valiosos, tanto para sermos mais produtivos no trabalho quanto para termos mais qualidade de vida. Tenho certeza que, parando para pensar sobre o tema da gestão de tempo, você encontrará muitas oportunidades de aproveitar melhor as horas do seu dia.
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