De nada adianta ter parede colorida, pufes e mesa de pingue-pongue quando os funcionários não possuem ferramentas para atuar de maneira ágil e integrada. Se o ambiente é moderno no físico mas obsoleto no digital, a produtividade fica comprometida. E os RHs sabem disso.
Segundo uma pesquisa recente da consultoria Deloitte, a Global Human Capital Trends, feita com 9 453 líderes ao redor do mundo, 63% dos executivos da área de pessoas afirmaram ser necessário repensar a experiência online dos funcionários. De acordo com eles, 85% dos empregados estariam com problema de engajamento.
“Por trás desses indicadores estão questões importantes, como a imensa quantidade de dados com os quais é necessário lidar e a obrigação de fazer tudo em tempo real”, diz Luiz Barosa, diretor da Deloitte, em São Paulo.
É aí que entra o conceito de digital workplace. O termo, cunhado dez anos atrás por Paul Miller, autor do livro The Digital Renaissance of Work (“O renascimento digital do trabalho”, sem tradução no Brasil), refere-se ao conjunto de tecnologias utilizadas pelos indivíduos em sua rotina de trabalho.
Na prática, isso significa possuir ferramentas intuitivas, integradas e responsivas aos smartphones. “Definimos digital workplace como uma estratégia de negócio. É ver o ambiente de trabalho sob a lógica do consumo e buscar melhorá-lo”, diz Craig Roth, vice-presidente da área de pesquisa da Gartner, consultoria americana.
Na era do funcionário-cliente, isso vale ouro. Em um estudo publicado em 2017 pelo MIT CISR, centro de pesquisa ligado à escola de negócios do Massachusetts Institute of Technology (MIT), nos Estados Unidos, os autores investigaram como a experiência do trabalhador poderia criar valor para a companhia.
Os pesquisadores avaliaram a complexidade do trabalho, ou seja, quão difícil era cumprir as tarefas, e comportamentos como colaboração, criatividade e empoderamento.
Descobriram que as organizações mais bem avaliadas tinham 66% mais recursos digitais disponíveis aos colaboradores — e eram 25% mais lucrativas do que as demais.
No escritório verdadeiramente digital, as pessoas são protagonistas; e as máquinas, coadjuvantes. Isso envolve dar autonomia aos times para que dominem as plataformas, e não o contrário.
“A tecnologia no trabalho precisa ser pensada para facilitar a vida, permitindo ao funcionário gerir os afazeres de maneira autônoma e rápida, liberando tempo para atividades intelectuais, como pensar sobre o futuro”, diz Gil Giardelli, especialista em inovação e cultura digital. Para o RH, isso implica envolver outras áreas no processo, como a de comunicação e a de TI.
Isso porque, um ambiente digital efetivo integra os sistemas, possibilitando ao trabalhador o acesso a tudo num só lugar e de qualquer dispositivo: desktop, celular ou tablet. E não existe receita pronta para isso.
Opções como o Slack e o Facebook Workplace, que prometem soluções corporativas de comunicação e o armazenamento de arquivos em nuvem, nem sempre atendem às demandas da empresa.
Muitas vezes, o digital workplace deve ser adequado às necessidades do negócio e ao perfil dos funcionários, o que requer interface com aplicativos de terceiros, espaço de armazenamento maior e layout diferenciado.
“Os times de RH e comunicação têm o papel de incluir os funcionários para que opinem, usem e testem os serviços criados”, diz Rodolfo Roim, líder da unidade de negócios de workplace experience da Avanade no Brasil, empresa de tecnologia global. Craig Roth, da Gartner, vai além. “Muita gente não quer mudar o jeito como trabalha. Por isso eu recomendo sempre olhar para a cultura antes de mudar a tecnologia”, diz o especialista.
O primeiro passo é criar comitês com quem coloca a mão na massa no cotidiano. Isso ajuda a diagnosticar eventuais problemas e a entender como os empregados se sentem em relação ao ambiente digital da companhia. Foi o que fez a farmacêutica francesa Sanofi.
Ao projetar o novo escritório, tanto do ponto de vista físico quanto do tecnológico, o RH fez um grupo que envolveu os departamentos de comunicação e TI e as diretorias de negócio.
Os funcionários foram incluídos até em decisões sobre o modelo das cadeiras. Um time de engajadores também foi criado para fazer a ponte entre a companhia e os trabalhadores.
O redesenho de espaços físicos e virtuais foi baseado em três pilares: colaboração transversal, coragem para mudar e simplificação. “Entendemos que o investimento em um novo ambiente de trabalho é o ponto de partida, não o de chegada”, diz Pedro Pittella, diretor de RH da Sanofi.
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No novo espaço não há estações de trabalho fixas — e isso vale até para o presidente. Os ramais fixos foram eliminados e agora os empregados usam o computador para fazer e receber ligações.
As novas salas de reunião foram equipadas para permitir a conexão imediata com quem está fora da empresa e possuem um sistema de reserva automático na porta que permite fazer o check-in e avisa quando o local está ocupado, além de registrar a duração do encontro.
Um bom digital workplace
Quatro pontos de atenção para criar um ambiente de trabalho digital eficiente
1. Usabilidade
Avalie como dar mobilidade aos usuários. É preciso ter computadores preparados, que deem conta de todas as plataformas, e também avaliar como os contratados podem usar o mesmo sistema e ter a mesma experiência de navegação em qualquer dispositivo.
2. Comunicação
Desenvolva ferramentas que permitam a colaboração entre as pessoas e o compartilhamento de informações. E faça isso de forma simplificada. Por exemplo, um só canal de reuniões em vez de vários.
3. Segurança
Defina como fazer a gestão adequada de dados e documentos que serão compartilhados por funcionários no ambiente digital da companhia.
4. Comportamento
Treine pessoas na TI para oferecer um suporte melhor, mesmo a distância, aos colaboradores. e capacite as outras equipes para lidar com as mudanças.
Já a força de venda, que trabalha em campo e representa um terço do quadro, ganhou um aplicativo para reuniões virtuais. No espaço online, eles conseguem se conectar com todos os membros da equipe, onde quer que estejam, e fazer reuniões em tempo real do celular ou computador.
“Nosso antigo escritório era tradicional. Demos um salto, fizemos uma mudança radical”, diz Pedro. Os resultados já são percebidos: a satisfação com o ambiente de trabalho aumentou de 54% para 91% e a percepção em relação a tecnologias e ferramentas saltou de 66% para 86%.
Já a produtividade entre os colaboradores foi 22% maior. Para chegar a esses indicadores, a integração foi importante. “Um ano atrás, tínhamos três ou quatro plataformas para reuniões de vídeo. Hoje temos uma só”, afirma Márcio Magalhães, líder de workplace services delivery da Sanofi.
Nova mentalidade
Se uma organização é muito hierárquica, com líderes centralizadores, a digitalização não é eficiente. De que adianta implementar tecnologia de trabalho remoto, por exemplo, se não houver flexibilidade para que seja aproveitada?
“Um ambiente de trabalho moderno precisa dar independência aos times e incentivar a cooperação”, diz Patrícia Araújo, coordenadora do curso de RH digital da escola Digital House, em São Paulo.
A verdade é que as plataformas não podem virar um instrumento de controle. Pelo contrário.
Se não há confiança da organização e maturidade dos funcionários, o digital workplace naufraga. “Já escutei de executivo que é melhor ir para o escritório, de tanto relatório que precisa fazer quando trabalha de casa”, diz Gil Giardelli.
A boa notícia é que o Brasil está mais preparado do que se imagina para essa realidade. Pesquisa da Dell Technologies, braço de soluções digitais da Dell, feita em 40 países com 4 600 líderes de negócio, colocou o Brasil em segundo lugar no índice que mede o potencial dos mercados para se digitalizar — à frente de países como Estados Unidos e atrás apenas da Índia.
O principal fator analisado foi a abertura das pessoas para novas ferramentas. “O brasileiro é receptivo. Ele gosta de experimentar e se adapta com facilidade às novidades”, diz Luis Gonçalves, gerente-geral da Dell Technologies no Brasil.
Por outro lado, um dos principais entraves, de acordo com o estudo, é a capacitação técnica. Falta mão de obra habilitada para trabalhar num ambiente mais maduro digitalmente.
Na Ambev, o foco tem sido atualizar os processos em todos os níveis, incluindo as 30 fábricas e seus times operacionais. “Nossa estratégia de centrar no cliente depende disso”, afirma Daniel Spolaor, diretor de gente e gestão da Cervejaria Ambev.
De acordo com o executivo, para promover soluções rápidas e arrojadas é necessário que os empregados gastem menos energia com processos burocráticos e mais com a criação.
E isso vale tanto para quem está diante de um laptop na sede quanto para o profissional que opera máquinas na linha de produção. “Temos de liberar tempo para todos os públicos da companhia”, diz Daniel.
Toda a alta liderança da Ambev, inclusive o CEO, Bernardo Pinto Paiva, passou por treinamento sobre novas tecnologias. Eles aprenderam, entre outras coisas, sobre computação em nuvem, internet das coisas e metodologias ágeis de trabalho.
Já no ambiente fabril as áreas de produção e manutenção foram unidas em um só time para eliminar o vaivém das informações e unir forças em melhorias e inovações.
O objetivo da junção das duas equipes é permitir que uma área ensine à outra e que haja troca de informações.
Segundo Daniel, esse movimento só foi possível porque existem sistemas integrados que possibilitam o compartilhamento.
Ele conta que 70% da rotina nas cervejarias, que antes era engessada em processos como coleta de dados de produção e manutenção e preenchimento de planilhas, foi substituída por uma plataforma capaz de coletar tudo automaticamente.
Hoje, o operador não precisa mais se deslocar até a máquina para verificar a necessidade de arranjos. O próprio sistema capta falhas e programa os ajustes. As informações são divulgadas em painéis espalhados pela fábrica, além de ficar disponíveis online.
Os relatórios podem ser acessados de qualquer lugar. “Isso muda o papel dos operadores. Em vez de coletar dados, eles passam a analisá-los. A dinâmica é de aprendizagem, não só de prestação de serviço.”
O acesso simplificado aos indicadores dá autonomia ao pessoal para identificar oportunidades de aperfeiçoamento e discutir soluções, ganhando relevância estratégica — o que antes era um privilégio dos líderes.
A mudança ainda facilitou os fluxos de aprovação e liberação de verbas. Atualmente, os operadores não precisam esperar autorização para acessar peças, produtos para análises químicas e ferramentas. Tudo está disponível em estações self-service.
Outro lado
Apesar de promover a modernização do ambiente de trabalho, descomplicando o dia a dia do trabalhador, o digital workplace exige governança digital.
Para que as novas plataformas cumpram sua função sem ferir os princípios organizacionais e, principalmente, as pessoas, o RH precisa se aliar às áreas jurídicas, de segurança da informação e compliance para criar regras claras.
Isso é primordial para que a tecnologia cumpra seu melhor papel: economizar o tempo do profissional, permitindo que ele brilhe justamente naquilo que o diferencia da máquina — raciocínio para solucionar problemas e criatividade para inovar.
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