Para melhorar a avaliação de desempenho, aposte no feedback contínuo

Esta reportagem foi publicada na edição 72 (dez 2020/jan 2021) de VOCÊ RH.

“Somos uma empresa pesada, com muitos engenheiros, e adoramos uma planilha.” É assim que Stéphanie Anton, gerente de treinamento e desenvolvimento, define a Votorantim Cimentos, uma companhia com quase 30 anos e 12.000 funcionários no mundo (7.000 deles no Brasil). Por isso, não era de se estranhar que o modelo de avaliação de desempenho usado na companhia fosse o nine-box, uma ferramenta desenvolvida pela McKinsey na década de 1970 para a empresa General Electric e que é, na essência, uma tabela.

Só que esse método não estava mais fazendo sentido para a companhia, que passa por uma transformação tanto na diversificação dos negócios quanto nas necessidades dos empregados. A percepção geral era que a avaliação nine-box, com suas cerca de 40 perguntas objetivas de múltipla escolha, obrigava a empresa a colocar os profissionais dentro de “caixinhas estáticas”, como diz Stéphanie, o que impossibilitava uma análise holística dos funcionários. Por isso era preciso mudar e criar um processo de avaliação de performance global, que serviria de base para todas as unidades da empresa.

A solução

No último trimestre de 2018, a Votorantim Cimentos começou um trabalho de benchmarking para verificar quais modelos faziam mais sentido, e em 2019 o novo processo começou a operar. Agora os líderes precisam responder a apenas duas perguntas: “O que a pessoa faz na empresa?” e “Como ela faz ou fez suas tarefas?”. O ciclo avaliativo segue anual, mas os feedbacks são constantes. Para isso, a empresa conta com a ferramenta Culture Amp, implementada pela consultoria de gestão de pessoas BWG.

Na prática, a plataforma integra diversos sistemas e softwares da Votorantim Cimentos (como calendários, trocas de e-mails e apresentações) para sugerir momentos de feedback. Se um funcionário faz uma apresentação de um projeto para um colega, por exemplo, a Culture Amp identifica essa troca e aconselha quem assistiu à reunião a dar um feedback para o apresentador.

Além disso, a plataforma orienta como conduzir as conversas compartilhando modelos e sugestões e explicando quais são os pontos que devem ser destacados e avaliados. “A ferramenta empodera os profissionais para serem protagonistas do próprio desenvolvimento com a construção da cultura do feedback”, diz Adriana Fernandes, diretora para RH e alta performance da BWG.

Por meio de gamificação, os funcionários ganham pontos ao participar das conversas. Todos os bate-papos são reunidos no sistema, formando um dossiê que se torna o principal material de apoio para os gestores durante a avaliação anual de desempenho. Mas os feedbacks trocados espontaneamente entre as pessoas são privados; ninguém além dos envolvidos tem acesso a eles — o que preserva a privacidade e a segurança psicológica das equipes.

Os resultados

Com os feedbacks constantes, a avaliação final se torna mais transparente — ainda mais porque o dossiê que serve como base para os chefes é construído ao longo de todo o ano a partir das atividades exercidas pelos funcionários no dia a dia. Além disso, o documento final de avaliação vem com o estágio em que o profissional está e o que pode ser feito para melhorar seu desempenho. E o gestor, além de conhecer melhor seu time por meio dos dossiês, deve acompanhar o plano de desenvolvimento sugerido às equipes.

Entre maio e setembro de 2019, foram trocados 18.000 feedbacks de uma pessoa para outra, gerando 36.000 interações. No mesmo período, mais de 4.400 avaliações de performance foram realizadas, mobilizando aproximadamente 2.300 funcionários. Os resultados vão além dos números: a grande transformação da companhia foi cultural. “Mudou totalmente a mentalidade. Somos uma empresa de engenheiros, encaramos tudo como processo. Mas feedback não é processo, não é estático, é vivo, fluido, mais aberto”, diz a gerente.

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